FUENTE: Los comunicados se deben escribir en un tipo de letra homogéneo para todo el texto, que sea clara y visualmente agradable, se recomienda Times New Roman, en un tamaño entre los 10 y 12
y no usar negrilla.
ELEMENTOS O PARTES DE UN DOCUMENTO
Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm o
4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel
tiene logotipo o membrete, según el estilo. Véase términos y definiciones.
Lugar de origen y fecha de elaboración.
Se aconseja escribir estos datos
a una (1) o dos (2) interlineas libres del código y en forma completa en orden
de: nombre de lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con
punto) sin abreviaturas, según el estilo.
Datos del destinatario.
A partir del lugar de origen y la
fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos (2) a tres (3) interlineas libres, según la extensión de la
comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según tipo de documento.
Denominación o título académico.
Se recomienda utilizar mayúscula
inicial. Para escribir los nombres de
las denominaciones o títulos académicos.
Nombre del destinatario
Se sugiere escribirlo con
mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos (2) apellidos.
Cargo
Se aconseja escribirlo con
mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en
dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
Asunto
Se escribe la palabra asunto, con
mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se
recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del último dato del
destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable
expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o
preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del
memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida,
seguida de dos (2) puntos.
Cuerpo o texto
Es importante redactar el cuerpo
del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
Datos del remitente
El nombre del remitente se
debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos (2)
apellidos. Se recomienda no usar negrilla.
Líneas especiales
Si se requieren las líneas
especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del
remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el
texto.
El bloque de anexos y copias se
ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente
a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
Anexos
Se detallan en el texto y al
final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente. La palabra
anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de
dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se
relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma
continua horizontalmente y separados por coma (,).
EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).
EJEMPLO 2
Anexos: dos (ocho folios y un CD_ROM).
EJEMPLO 3
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 4
Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una
bolsa
Con afiches y un video
didáctico).
EJEMPLO 5
Anexos: cuatro (una invitaciones un folio, dos actas en 10 folios y un
informe
En 10 folios).
Copia
La palabra
copia se Scribe en mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:).
Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado
sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios
alineados así:
Tratamiento de
cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
EJEMPLO 1 En línea separada:
Copia: Señor
Julio Montoya, Gerente AMS.
Señor Carlos Samper Díaz, Gerente
Nacional, textiles La Cabra S.A.
Doctor Valentín Pastrana Martínez, Jefe de
Aseguramiento de la Calidad, PERTIN.
EJMEPLO 2 Para dependencias:
Copia: Gerencia
Recursos Humanos
Dirección Financiera.
EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:
Copia: 1010
1030
100
EJEMPLO 4 En línea seguida:
Copia: Señores
Juan Pérez Cano, Director Técnico;
Javier Flórez Gil, Director Recurso Humano; Cesar García Pinto, Jefe de
Producción.
Se recomienda
no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser
normas internas de la correspondencia de las organizaciones.
Identificación del transcriptor, redactor y
otros participantes en la elaboración de las comunicaciones.
A dos
interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se
escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la
redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de
la comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe
aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes.
Si la persona
que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se
requiere su identificación.
EJEMPLO Redactor: María Paula Garrido Báez
Transcriptor: Felisa
Linares Morales
Número de copias
El número de
copias de las comunicaciones internas o externas obedece los lineamientos y
políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y bajo
los principios de economía, eficiencia y
eficacia establecidos por ésta.
Soporte
Para más
información sobre la multiplicidad de soportes
EJEMPLO Anexo: dos (una factura y dos comprobantes
ingresos)
Recomendaciones
Es importante
que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos,
gramaticales, ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
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